Come rimuovere le informazioni personali nascoste che Microsoft Office aggiunge ai documenti

metadati nascosti Microsoft Office

Microsoft Office salva deii metadati nascosti nei documenti Office, compreso quanto tempo si è lavorato su di loro, il nome di tutti coloro che hanno lavorato sul documento, quando esso è stato creato e anche le sue precedenti versioni. Prima di pubblicare documenti Office pubblicamente o inviarli a qualcuno, è consigliabile quindi controllare quali informazioni nascoste essi contengano e togliere i dati sensibili. Questi metadati possono violare la privacy o essere potenzialmente imbarazzanti.

Su Office 2013 o Office 2010, fare clic sul menu File, poi su Info e lo strumento Controlla documento sarà visibile, informando l’utente circa le informazioni potenzialmente sensibili che contiene il documento.

Su Office 2007, fare clic sul pulsante Office sulla barra multifunzione, scegliere Prepara e fare clic su Controlla documento.

Per visualizzare i metadati nascosti nel documento, cliccare il pulsante Verifica documento, fare clic su Controlla documento e scegliere i tipi di metadati che si desidera esaminare. Si possono lasciare tutte le opzioni selezionate per esaminare tutti i tipi di metadati.

Cliccare Controlla e Office esaminerà i metadati del documento. Fare clic sul pulsante Rimuovi tutto accanto a un tipo di metadati per rimuoverli.

Si noti che non sarà possibile recuperare la maggior parte di questi metadati dopo la loro eliminazione. Per questo motivo, Microsoft consiglia di creare una nuova copia del documento (utilizzare la funzione Salva con nome) prima di rimuovere i metadati e pubblicare il documento. Se non si desiderano affatto tutti questi metadati, è possibile semplicemente rimuoverli senza preoccuparsi di conservarne una copia.

Purtroppo, occorre utilizzare lo strumento Controllo documento per rimuovere i dati sensibili da ogni singolo documento prima di pubblicarlo o condividerlo con qualcuno. Non c’è nessun metodo incorporato per rimuovere queste informazioni da più documenti contemporaneamente.

Tuttavia, è possibile far sì che Office rimuova automaticamente i metadati ogni volta che si salva un file. È un’impostazione specifica del documento, non un’impostazione di sistema quindi la si dovrà impostare per ogni documento separatamente

Fare clic sul menu File, fare clic su Opzioni e selezionare la categoria Centro Protezione. Fare clic sul pulsante Impostazioni Centro Protezione e selezionare le Opzioni di Privacy. Attivare l’opzione “Rimuovi le informazioni personali dalle proprietà del file al momento del salvataggio“. Se appare in grigio, cliccare sul pulsante Controlla documento, eseguire il controllo di documento e rimuovere le informazioni personali del documento. Si dovrebbe quindi essere in grado di selezionare la casella di controllo.

Queste informazioni possono essere utili, e alcune di esse anche cruciali per tenere traccia di chi ha lavorato su un documento. Ma quando è il momento di pubblicare il documento, probabilmente è meglio rimuovere questi metadati.

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